Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świlczy informuje, że w okresie od 1-go września 2020 roku do 31-go grudnia 2021 roku realizować będzie projekt pt. „Wdrożenie usprawnień organizacyjnych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Świlczy”. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

Cele projektu

Celem głównym projektu jest wdrożenie do 31.12.2021 roku usprawnień organizacyjnych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Świlczy polegających na zmianie organizacji pracy przy jednoczesnym położeniu nacisku na wykonywanie pracy socjalnej i usług socjalnych oraz podniesienie wiedzy/umiejętności 28 pracowników w/w podmiotu niezbędnych w wykonywaniu swoich obowiązków służbowych związanych bezpośrednio z wprowadzonymi usprawnieniami organizacyjnymi.
 

Do kogo adresowany jest projekt?

Grupę docelową projektu stanowią:

• Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świlczy - istotne cechy: jednostka organizacyjna pomocy społecznej w gminie Świlcza, działająca w oparciu o odpowiednie ustawodawstwo,
• pracownicy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świlczy (dalej: GOPS) - 28 osób (prognozowane 100% kadry na dzień realizacji działań projektowych - prognozowana liczba kobiet: 26; mężczyzn: 2) - tj. osoby które na dzień składania formularza rekrutacyjnego do projektu są pracownikami Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Świlczy zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę (bez względu na wymiar czasu pracy).

Działania w projekcie - planowane wsparcie

Projekt zakłada zrealizowanie w okresie od 1-go wrzenia 2020 roku do 31-go grudnia 2021 roku następujących zadań:

 
Zadanie 1 - Przygotowanie GOPS w Świlczy do wprowadzenia usprawnień organizacyjnych - etap I - działania logistyczno-organizacyjne:

Zadanie realizowane będzie IX.2020-I.2021 - w ramach zadania przewidziano następujące działania:

1. dostawa/montaż wyposażenia i doposażenia zakupionego w ramach projektu - zakupione/nabyte zostaną elementy wyposażenia i doposażenia niezbędne w realizacji nowego modelu funkcjonowania:
   • komputer przenośny (laptop) - 12 sztuk,
   • odstraszacz na psa - 9 sztuk,
   • urządzenie wielofunkcyjne - 3 sztuki,
   • meble: biurko, regał biurowy zamykany, krzesło biurowe - 12 sztuk,
   • szafa biurowa na akta - 3 sztuki.
2. wykonanie prac adaptacyjno-remontowo-budowlanych przewidzianych w ramach założeń projektowych - zrealizowane zostaną prace związane z dostosowaniem infrastruktury do nowego modelu pracy

Zadanie 2 - Przygotowanie GOPS w Świlczy do wprowadzenia usprawnień organizacyjnych - etap II - działania merytoryczno-koncepcyjne.

Zadanie realizowane będzie X.2020-II.2021 - w ramach zadania przewidziano następujące działania:

1. opracowanie usprawnień organizacyjnych w GOPS - zatrudnienie eksperta/specjalisty, którego zadaniem będzie: dokonanie analizy obowiązującej dokumentacji/struktury i posiadanych zasobów osobowych oraz opracowanie dokumentów niezbędnych do wprowadzenia nowego modelu pracy (po reorganizacji),
2. diagnoza przez doradcę zawodowego potencjału kadry GOPS - zatrudnienie eksperta/specjalisty, którego zadaniem będzie przeprowadzenie analizy mocnych i słabych stron oraz posiadanych umiejętności i kwalifikacji pracowników socjalnych, którzy realizować będą swoje obowiązki służbowe w ramach nowego modelu pracy (po reorganizacji) - z każdą osobą odbędzie się 4 godziny indywidualnego spotkania,
3. powołanie grupy roboczej ds. reorganizacji - w skład grupy wejdą:

• Dyrektor GOPS w Świlczy - przewodnicząca
• pracownicy GOPS w Świlczy - członkowie - kadrowa, księgowa, pracownicy (przynajmniej jeden przedstawiciel danego zespołu/stanowiska wdrażanego w ramach reorganizacji).

Grupa robocza spotykać się będzie przynajmniej raz w miesiącu i odpowiedzialna będzie m.in. za:

• opracowanie szczegółowego planu reorganizacji we współpracy z ekspertami/specjalistami,
• oszacowanie wpływu planowanych zmian na otoczenie,
• konsultacje/opiniowanie tworzonych rozwiązań,
• inne czynności niezbędne do przeprowadzenia zmian organizacyjnych.

Będzie to ta sama grupa osób, funkcjonująca w ramach trzech różnych zadań. Efektem w/w działań będzie wdrożenie w GOPS nowego systemu organizacyjnego, zgodnego z art. 110a ustawy o pomocy społecznej z uwzględnieniem rozwiązań modelowych polegających na oddzieleniu procedury administracyjnej przyznawania świadczeń pomocy społecznej od pracy socjalnej, w oparciu o dokumenty: "Zasady wdrażania usprawnień organizacyjnych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej" oraz "Modele realizacji usług o określonym standardzie w gminie oraz mieście na prawach powiatu" - w tym zakresie nastąpi wyodrębnienie w obowiązującej strukturze co najmniej następujących zespołów/stanowisk:

• ds. pierwszego kontaktu,
• ds. świadczeń przyznawanych decyzją (nie dotyczy samej organizacji usług),
• ds. pracy socjalnej,
• ds. usług.

Zadanie 3 - Przygotowanie kadry GOPS w Świlczy do wdrożenia usprawnień organizacyjnych.

Zadanie realizowane będzie XII.2020-IV.2021 - w ramach zadania zostaną zorganizowane i przeprowadzenie szkolenia/kurs podnoszące/y wiedzę, kompetencję i umiejętności pracowników GOPS w Świlczy w następujących tematach:

1. Szkolenie wyjazdowe (2 dni):

• szkolenie nr 1: Wprowadzenie modelu reorganizacji GOPS w Świlczy (8 godzin - dzień I),
• szkolenie nr 2: Jak przygotować się do zmian w miejscu pracy? (8 godzin - dzień II);

Ilość osób objętych wsparciem: 28 (wszyscy pracownicy)

b. Szkolenia stacjonarne (na miejscu w Świlczy):

• szkolenie nr 3: Ustawa o pomocy społecznej po zmianach (8 godzin),
• szkolenie nr 4: Kodeks Postępowania Administracyjnego (8 godzin),
• szkolenie nr 5: Zarządzanie czasem (8 godzin).

Ilość osób objętych wsparciem: 12 (pracownicy socjalni).

Dodatkowo w ramach zadnia zorganizowane zostaną wyjazdowe wizyty studyjne (2 wizyty studyjne, każda po 2 dni) w OPS, w których wprowadzono usprawnienia organizacyjne - celem organizacji wizyt jest spotkanie z kadrą OPS i porozmawianie/wymiana dobrych i złych praktyk w tym zakresie (ilość miejsc odwiedzonych: 4-8) - po każdej wizycie studyjnej sporządzony zostanie raport, jako materiał do wprowadzenia nowego modelu pacy w GOPS w Świlczy.

Zadanie 4 - Wdrożenie usprawnień organizacyjnych - realizacja pracy socjalnej i usług według wdrożonego modelu funkcjonowania przez GOPS w Świlczy.

Zadanie realizowane będzie od XII.2020 do XII.2021 - w ramach zadania przewidziano następujące działania:

1. realizacja pracy socjalnej wg nowego modelu - zatrudnienie 3 pracowników socjalnych (łącznie prace socjalną po wprowadzeniu usprawnień organizacyjnych wykonywać będzie 12 osób – w tym: 9 osób wykonywać będzie pracę socjalną w terenie, a 3 osoby wykonywać będą prace administracyjną),
2. weryfikacja wprowadzonych zmian organizacyjnych - realizacja przez grupę roboczą ds. reorganizacji zadań związanych z weryfikacją wprowadzonych zmian i dokonywanie ewentualnych poprawek/aktualizacji w tym zakresie,
3. stworzenie raportu końcowego z przeprowadzonej reorganizacji - zatrudnienie eksperta/specjalisty ds. opracowania i wdrożenia modelu reorganizacji w GOPS w Świlczy, którego zadaniem będzie wykonanie raportu z przeprowadzonej zmiany.

Przewidziane efekty/rezultaty projektu

• Liczba jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, w których w wyniku wsparcia EFS nastąpiło oddzielenie zadań związanych z prowadzeniem postępowania administracyjnego od wykonywania pracy socjalnej oraz świadczenia usług socjalnych: 1,
• Liczba jednostek organizacyjnych pomocy społecznej objętych wsparciem w celu zmiany systemu organizacyjnego: 1,
• Liczba godzin indywidualnego doradztwa zawodowego przeprowadzonych na rzecz wsparcia pracowników kluczowych GOPS: 44,
• Liczba zorganizowanych wizyt studyjnych na rzecz wsparcia pracowników kluczowych GOPS: 2,
• Liczba zorganizowanych szkoleń na rzecz wsparcia pracowników GOPS: 5,
• Liczba opracowanych raportów z przeprowadzonej reorganizacji (wdrożenia usprawnień organizacyjnych): 1,
• Liczba zorganizowanych kursów na rzecz wsparcia pracowników GOPS: 1,
• Liczba ośrodków pomocy społecznej doposażonych i dostosowanych do wdrożonych zmian organizacyjnych: 1,
• wzmocnienie instytucjonalne ośrodka (zakup odpowiedniego wyposażenia/doposażenia) oraz osobowe (przeprowadzenie cyklów szkoleń dla pracowników GOPS w Świlczy),
• wypracowanie odpowiednich procedur/rozwiązań związanych z wdrożeniem usprawnień organizacyjnych, poprzez:
  • poprawę obsługi osób zgłaszających się do ośrodka pomocy społecznej (w zakresie umożliwienia im przezwyciężania trudnej sytuacji, w której się znalazły),
  • zmianę organizacji pracy ośrodka pomocy społecznej, obejmującą wprowadzenie rozwiązań optymalizujących wykorzystanie kompetencji zatrudnionych pracowników socjalnych.
• realizację pracy socjalnej z uwzględnieniem wdrożonych usprawnień, opierając się na:
  • obowiązujących przepisach ustawy o pomocy społecznej,
  • wyodrębnieniu Zespołów lub Stanowisk pracy i przypisaniu im ramowych zadań, możliwych do zastosowania w gminach o różnej wielkości - zakłada się, iż w tym zakresie nastąpi zmiana systemu organizacyjnego polegająca na rozdzieleniu zadań administracyjnych ośrodka od pracy socjalnej i usług socjalnych.

Dzięki w/w działaniom, projekt przyczyni się bezpośrednio do osiągnięcia celu szczegółowego nr 2 PO WER (działania 2.5 - Skuteczna pomoc społeczna), który wzmocnienie potencjału instytucji działających na rzecz włączenia społecznego, uznaje za cel priorytetowy programu.

Wartość projektu

Łączna wartość projektu: 426.493,00 PLN w tym:

• wkład Funduszy Europejskich - 359.448,30 PLN
• dotacja celowa - 67.044,70 PLN

Dodatkowe informacje

• Szczegółowe informacje udzielane są w biurze projektu, tj. budynek Urzędu Gminy Świlcza nr 1 (główny) - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Świlczy, 36-072 Świlcza 168 - pokój nr  101,
• Telefon kontaktowy: (17) 86 70 170,
• Godziny otwarcia:
  • poniedziałek: od 9:30 do 17:30,
  • wtorek: od 10:30 do 13:30,
  • środa: od 10:30 do 13:30,
  • czwartek: od 10:30 do 13:30,
  • piątek: od 10:30 do 13:30.

Zasada równości szans, w tym dostępności dla osób niepełnosprawnych

Projekt realizowany będzie w oparciu o zasadę równości szans w tym dostępności dla osób niepełnosprawnych, poprzez monitorowanie każdego działania/procedury jakie będzie miało miejsce w związku z realizacją projektu pod kątem nie naruszania zasad równości płci oraz zasad związanych z racjonalnymi usprawnieniami, które mogą wystąpić na etapie rekrutacji i ewentualnej reakcji na to zjawisko (np. zatrudnienie tłumacza migowego dla osoby głuchoniemej).

Osoby z niepełnosprawnością ruchową, po wcześniejszym umówieniu się drogą telefoniczną pod numerem: (17) 867 01 70, mogą również otrzymać niezbędne informacje podczas osobistej wizyty w dedykowanym biurze projektu - pomieszczenie: bez barier architektonicznych (z windą), tj. budynek Urzędu Gminy Świlcza nr 2 (Budynek - Euroregionalne Centrum Informacji Gospodarczej, Kulturalnej i Turystycznej w Świlczy - obok Urzędu Gminy Świlcza - przy drodze krajowej nr 4) - podczas spotkania istnieje możliwość osobistego kontaktu z zespołem projektu oraz uzyskania pełnych informacji o projekcie.

____________________________________
Realizator projektu: Gmina Świlcza / Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, 36-072 Świlcza 168 - nr projektu: POWR.02.05.00-00-0316/19